Cómo calcular horas trabajadas (con calculadora)

Calcular las horas trabajadas parece simple hasta que no lo es.

Hora de entrada, hora de salida, restar descansos. Multiplicar por los días de la semana. Sumar el mes. Parece una cuenta básica, pero luego llegan las horas extras, los festivos trabajados, las jornadas partidas y los convenios que fijan límites distintos a la ley general. Y lo que parecía una resta se convierte en un lío de cálculos cruzados.

Si gestionas un equipo, necesitas estos números claros. No solo para las nóminas, también para cumplir con el registro de jornada obligatorio y para detectar horas extras antes de que se acumulen.

Aquí tienes las fórmulas, los métodos y los errores que debes evitar.

Cálculo diario: la base de todo

La fórmula básica es:

Horas trabajadas al día = Hora de salida - Hora de entrada - Descansos no retribuidos

Ejemplo con jornada continua:

• Entrada: 8:00
• Salida: 15:00
• Descanso: 15 minutos (retribuido por ley en jornadas de +6h continuas)
• Total: 7 horas (el descanso de 15 min cuenta como tiempo efectivo)

Ejemplo con jornada partida:

• Entrada mañana: 9:00
• Salida mañana: 14:00
• Entrada tarde: 16:00
• Salida tarde: 19:00
• Pausa comida: 2 horas (no retribuida)
• Total: 8 horas (5h mañana + 3h tarde)

El error más común es incluir la pausa de comida en jornada partida como tiempo trabajado. No lo es, salvo que tu convenio diga otra cosa.

Cálculo semanal

Horas semanales = Horas diarias x Días trabajados

Si trabajas 8 horas al día, 5 días a la semana: 8 x 5 = 40 horas semanales.

Pero ojo: el artículo 34.1 del Estatuto de los Trabajadores dice que la jornada máxima es de 40 horas semanales de promedio en cómputo anual. Eso significa que puedes trabajar 42 horas una semana y 38 la siguiente, siempre que la media anual no supere 40.

Esto es muy relevante para sectores con temporadas altas y bajas. Un restaurante en temporada de verano puede tener semanas de 44 horas si las compensa con semanas más cortas en invierno, siempre dentro del marco del convenio.

Cálculo mensual

Horas mensuales = Horas semanales x 4,33

¿Por qué 4,33 y no 4? Porque un mes tiene 4,33 semanas de media (52 semanas / 12 meses = 4,33).

Si necesitas el dato exacto para un mes concreto, cuenta los días laborables del mes y multiplica por tus horas diarias. Febrero de 2026 tiene 20 días laborables. Con jornada de 8 horas: 20 x 8 = 160 horas.

Cálculo anual

El cómputo anual es el que manda legalmente. La fórmula:

Horas anuales = (Días del año - Sábados - Domingos - Festivos - Vacaciones) x Horas diarias

Ejemplo para 2026 (jornada completa, 40h/semana):

• Días del año: 365
• Sábados y domingos: 104
• Festivos nacionales y autonómicos: ~14
• Vacaciones: 22 días laborables (30 naturales)
• Días laborables: 365 - 104 - 14 - 22 = 225 días
• Horas anuales: 225 x 8 = 1.800 horas

El número varía según tu comunidad autónoma (distintos festivos) y tu convenio colectivo (muchos fijan jornadas de 1.750 o incluso 1.700 horas anuales).

La reforma de las 37,5 horas: qué cambia

El gobierno ha propuesto reducir la jornada máxima legal de 40 a 37,5 horas semanales. A fecha de marzo de 2026, la propuesta sigue en tramitación parlamentaria.

Lo que sabemos:

• La jornada máxima pasaría a 37,5 horas semanales de trabajo efectivo en cómputo anual
• Se modificaría el artículo 34.1 del Estatuto de los Trabajadores
• No afectaría a convenios que ya contemplan jornadas inferiores (muchos del sector servicios ya están en 38-39 horas)
• El fichaje digital se reforzaría como mecanismo de control

Lo que no cambia (de momento):

• La jornada máxima legal sigue en 40 horas semanales hasta que se apruebe la reforma
• Tu convenio puede fijar una jornada inferior, y esa es la que aplica
• Las horas extraordinarias siguen limitadas a 80 al año

Si tu convenio ya establece 37,5 horas o menos, la reforma no te afecta directamente. Si estás en 40 horas por convenio, prepárate para una reducción cuando se apruebe.

Horas extras: cómo se calculan y qué dice la ley

Las horas extras son las que superan la jornada máxima pactada (en convenio o contrato).

Límite legal: Máximo 80 horas extraordinarias al año (art. 35.2 ET).

Compensación: Se pagan como mínimo al valor de la hora ordinaria, o se compensan con descanso equivalente dentro de los 4 meses siguientes. El convenio puede fijar un recargo (lo habitual es un 25-75% sobre la hora normal).

Cálculo del valor de la hora extra:

1. Toma el salario bruto anual
2. Divide entre las horas anuales de convenio
3. Aplica el recargo del convenio

Ejemplo: Salario de 24.000€/año, convenio de 1.800 horas, recargo del 50%

• Hora ordinaria: 24.000 / 1.800 = 13,33€
• Hora extra: 13,33 x 1,5 = 20,00€

Para calcular horas extras de tu equipo de forma automática, necesitas un sistema de control horario que compare las horas fichadas con la jornada pactada. Hacerlo a mano con Excel funciona con 5 empleados. Con 15, empieza a fallar.

5 errores comunes al calcular horas trabajadas

1. Contar los descansos como tiempo efectivo

La pausa de comida en jornada partida no es tiempo de trabajo. Solo el descanso de 15 minutos en jornadas continuas de +6 horas se considera tiempo efectivo (art. 34.4 ET), salvo que el convenio mejore esa condición.

2. No distinguir entre jornada pactada y jornada máxima legal

La jornada máxima legal (40h) es el techo. Tu convenio probablemente fija una cifra inferior. Las horas extras se calculan sobre la jornada de convenio, no sobre las 40 horas legales. Si tu convenio dice 38 horas y trabajas 39, ya tienes una hora extra.

3. Olvidar los festivos trabajados

Si un empleado trabaja un festivo, esas horas tienen tratamiento especial (normalmente recargo o día de descanso compensatorio). No contarlas correctamente distorsiona todo el cómputo.

4. Usar la misma fórmula para jornadas irregulares

En hostelería, retail o sanidad, las jornadas varían cada semana. Calcular "8 horas x 5 días" no funciona si una semana se trabajan 6 días y la siguiente 4. Necesitas el registro diario real, no una media teórica.

5. No conservar los registros

La ley exige conservar los registros de jornada durante 4 años. "Lo tenía en un Excel que se borró" no es una excusa válida ante una inspección. Usa un sistema que archive automáticamente, ya sea una app de fichaje o al menos una carpeta bien organizada.

Métodos para calcular horas trabajadas

Excel o Google Sheets

El método clásico. Funciona bien para equipos pequeños.

Ventajas: Gratis, flexible, todo el mundo sabe usarlo. Problemas: Errores de entrada manuales, sin notificaciones, difícil de auditar, riesgo legal si se pierde el archivo.

App de control horario

Turnozo, Sesame, Factorial y otras apps de fichaje calculan las horas automáticamente a partir del registro de entrada y salida. GPS incluido para verificar ubicación.

Ventajas: Cálculo automático, alertas de horas extras, archivo digital para inspecciones, acceso desde el móvil. Problemas: Coste mensual (desde 2,47€/empleado en Turnozo).

Reloj de fichaje físico

El método tradicional. El empleado ficha con tarjeta, huella o PIN al entrar y salir.

Ventajas: Simple, sin smartphones necesarios. Problemas: Sin cálculo automático (alguien tiene que pasar los datos), sin acceso remoto, sin alertas.

Cómo automatizar el cálculo

Si gestionas un equipo de más de 5 personas, calcular horas a mano cada mes no tiene sentido. Un error en 10 minutos por empleado son horas perdidas en nóminas.

Con Turnozo, el cálculo es automático:

• Los empleados fichan desde el móvil (con GPS)
• Las horas se calculan al segundo
• Las horas extras se detectan automáticamente
• Los partes de horas se generan listos para nómina
• Todo queda archivado para inspecciones

A 2,47€ por empleado al mes, el coste se recupera con un solo error de nómina evitado.

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