A 30 de abril de 2026, el registro en Excel sigue siendo legal en España bajo el RD-ley 8/2019, siempre que incluya hora de entrada, salida y firma del trabajador. Si la reforma del fichaje digital termina aprobándose en los términos anunciados y entra en vigor, Excel dejaría de ser suficiente.
Actualmente puedes presentar registros en Excel si están completos y firmados. Pero la Inspección ha intensificado las revisiones desde 2024, y los archivos Excel son fáciles de manipular, lo que genera más dudas que un sistema con trazabilidad. Las sanciones por registro incorrecto van de 751 a 7.500 euros por trabajador.
Depende del proveedor. Turnozo Esencial cuesta 9,99 € al mes hasta 10 empleados y un centro, con todas las funciones. Pro cuesta 2,99 € por empleado al mes desde el empleado 11 o el segundo centro, facturando toda la plantilla. Factorial empieza en unos 8 euros por usuario. Sesame HR desde 5,50 euros.
Sacar ideas prácticas
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Si llevas el registro de jornada en Excel, no es porque ames Excel. Es porque era lo más fácil: una plantilla, cuatro columnas, firma del empleado y a correr.
Para un equipo muy pequeño con horario fijo, puede seguir siendo suficiente. El problema empieza cuando el Excel deja de ser un registro y se convierte en una reconstrucción: alguien apunta la hora al día siguiente, otro cambia una celda, una hora extra queda sin revisar, y el mes se cierra a base de memoria y WhatsApps.
Respuesta corta: quédate en Excel si tienes menos de 5 empleados, horarios estables y registros firmados sin discusiones. Plantéate una app si ya tienes turnos, varias ubicaciones, horas extra, cambios de última hora o más de 10 personas. Ahí Excel suele salir “gratis” solo en la factura; el coste aparece en tiempo, errores y riesgo.
Hay además un cambio de fondo. Aunque Excel pueda servir hoy bajo el RD-ley 8/2019, la dirección regulatoria va hacia registros digitales, trazables y más fáciles de revisar. Si la reforma del fichaje digital termina aprobándose en términos parecidos a los anunciados, una hoja editable quedará en peor posición.
La Inspección ya mira esto de cerca. En 2024, la ITSS impuso €20,19 millones en sanciones por infracciones de jornada y horas extra, con 9.097 inspecciones solo por registro. Las sanciones por registro incorrecto van de 751 a 7.500 euros por trabajador.
Infografía comparativa entre registro de jornada en Excel y app de fichaje, con criterios para saber cuándo una plantilla sigue sirviendo y cuándo conviene pasar a un sistema trazable
No hay que dramatizar. Excel puede servir si el caso es simple y lo usas con disciplina.
Tiene sentido seguir con una hoja si:
sois 3, 4 o 5 personas
todos trabajáis casi siempre el mismo horario
no hay varias ubicaciones ni trabajo en movilidad
el registro incluye entrada, salida y firma
alguien revisa la hoja cada semana, no tres meses después
no hay discusiones frecuentes sobre horas trabajadas
En ese escenario, una plantilla bien llevada puede cumplir. El matiz importante es “bien llevada”. Si el Excel se rellena de memoria, se firma en bloque a final de mes o depende de que el encargado persiga a todo el mundo, ya no es un sistema barato. Es deuda operativa.
Dónde Excel empieza a romperse
Los problemas no aparecen el día que abres la plantilla. Aparecen cuando el negocio empieza a moverse más rápido que la hoja.
1. Cambiar una celda es demasiado fácil
Cualquiera con acceso puede modificar una hora. A veces es mala fe. Casi siempre es desorden: “ponle 17:00”, “corrige lo de ayer”, “faltaba la pausa”. El resultado es el mismo: cuando alguien cuestiona el registro, cuesta demostrar qué pasó.
La Inspección de Trabajo lo sabe. Un Excel no transmite la misma confianza que un registro digital con marca de tiempo, usuario identificado y trazabilidad de cambios.
2. Los errores se multiplican rápido
Con 10 empleados y 5 días a la semana, ya son unas 200 entradas manuales al mes. Una hora mal copiada, una fila desplazada, una fórmula rota, una ausencia que nadie marcó. El problema no es cometer un error. Es descubrirlo cuando la nómina ya está cerrada.
3. A partir de cierto tamaño, pagas en tiempo
Con 5 personas puede funcionar. Con 15 empieza el baile de versiones. Con 25, alguien dedica horas cada semana a cuadrar datos, perseguir fichajes que faltan y preparar informes para nómina. Ese tiempo también cuesta, aunque no salga como línea en la factura.
4. No ficha; recuerda
Excel no sabe cuándo entra o sale alguien. La hora se escribe después: al terminar el turno, al día siguiente o el viernes por la tarde cuando alguien pide “pasadme las horas”. Eso no es fichaje. Es memoria con formato de tabla.
5. Si llega la reforma digital, Excel se queda corto
La dirección regulatoria y operativa es bastante clara: sistemas que
registren en tiempo real
aguanten mejor una revisión
dejen trazabilidad de cambios
y generen informes sin reconstrucción manual
Excel es justo lo contrario: editable, manual y dependiente de disciplina humana.
Qué debería resolver una app de fichaje
No necesitas una suite enorme de RR.HH. para salir de Excel. Necesitas resolver los fallos concretos de la hoja.
Fichaje con un toque
El empleado abre la app, pulsa un botón, y queda registrada la hora exacta con geolocalización GPS. Sin papel, sin apuntar después, sin intermediarios.
Registros inmutables
Cada fichaje tiene marca de tiempo, ubicación y está vinculado a un usuario concreto. No se puede editar retroactivamente sin dejar rastro.
Partes de horas automáticos
Las horas quedan listas para revisar. Horas extra, horas nocturnas y descansos aparecen con más claridad, sin fórmulas de Excel que se rompen cuando alguien inserta una fila.
Informes para la Inspección
Con un clic generas el informe que la Inspección pide. Fechas, horas, empleado, ubicación. En PDF o CSV, listo para entregar.
Cumplimiento con un escenario más exigente
Las apps de fichaje digital parten mejor posicionadas si el marco acaba pidiendo más trazabilidad, acceso remoto o interoperabilidad. Y aunque la reforma siga en movimiento, ya hoy resuelven mejor el problema práctico de demostrar que el registro es consistente.
Comparación directa
Importante
Este es el punto que suele desbloquear la decisión: no se trata solo de si
Excel sigue siendo defendible hoy. Se trata de cuánto tiempo quieres seguir
apoyando un proceso sensible en una herramienta que no deja rastro fiable
cuando algo cambia.
Criterio
Excel
App de fichaje
Coste
Gratis
Esencial 9,99 €/mes: ≤10 y 1 centro; Pro 2,99 € por empleado al mes
Fichaje en tiempo real
No
Sí (GPS)
Manipulación
Fácil
Con trazabilidad
Horas extra automáticas
Manual (fórmulas)
Automático
Informes para Inspección
Manual
Un clic
Avisos de convenio en el cuadrante
No aplica
En Turnozo: ✅ Jornada, descansos y nocturnidad, avisados antes de publicar
Escalabilidad
Hasta 5-10 personas
Sin límite
Preparado para un marco más digital
Flojo
Mucho mejor
Curva de aprendizaje
Nula
Mínima (1-2 días)
La mayoría de estas herramientas hacen lo mismo: fichaje, GPS, cambios de turno. Donde Turnozo se separa es en el propio cuadrante: te avisa cuando un turno se pasa de la jornada máxima, se queda sin el descanso mínimo o entra en horario nocturno antes de publicarlo, no cuando ya es tarde. Además conserva los fichajes los 4 años que pide la ley, listos para tu gestoría. El registro de jornada es obligatorio desde 2019, y Turnozo te ayuda a revisar el riesgo antes de una inspección.
Cuándo cambiar de Excel a una app
Cambia cuando el registro ya no sea una tarea administrativa pequeña, sino una fuente de dudas cada mes.
Una regla práctica:
Sigue con Excel si sois pocos, el horario no cambia y la hoja se firma al día.
Empieza a mirar una app si hay turnos, horas extra, varios centros, empleados móviles o más de 10 personas.
Cambia ya si has tenido una inspección, una reclamación de horas o necesitas reconstruir el mes para cerrar nómina.
¿Necesitas cambiar de Excel a una app?
Responde 4 preguntas rápidas.
Question 1 of 425%
¿Cuántos empleados tienes?
4 questions left
No necesitas una app el primer día que contratas a alguien. Pero si reconoces dos o más de estas señales, Excel probablemente ya se quedó corto:
Más de 10 empleados. El tiempo de revisar registros empieza a superar lo que cuesta automatizarlos.
Turnos rotativos. Las fórmulas aguantan hasta que cambia una semana, entra un festivo o alguien cubre a un compañero.
Varias ubicaciones. Un Excel por centro acaba siendo una colección de versiones, no una fuente fiable.
Inspección reciente. Si ya te pidieron registros, la siguiente vez conviene tener algo más sólido que una hoja editable.
Disputas de horas. Cuando hay conflictos, necesitas registros con hora, usuario y rastro. No opiniones.
Cuánto cuesta cambiar
La comparación justa no es “Excel gratis contra app de pago”. La comparación justa es app de pago contra horas de administración, errores de nómina y riesgo de defender registros débiles.
Esencial 9,99 €/mes: ≤10 y 1 centro; Pro 2,99 € por empleado al mes
Fichaje GPS, turnos, partes de horas, archivo 4 años y exportes
Sesame HR
5,50€/usuario/mes
Fichaje, vacaciones, documentos
Factorial
~8€/usuario/mes
RR.HH. completo, fichaje, nóminas
Skello
~5€/usuario/mes
Turnos, fichaje, previsión de costes
Para 10 empleados, Turnozo Esencial cuesta 9,99 € al mes hasta 10 empleados y un centro, con todas las funciones. Desde el empleado 11 o el segundo centro, Pro cuesta 2,99 € por empleado al mes y factura toda la plantilla. Si alguien dedica una hora o dos al mes a perseguir fichajes y corregir hojas, la cuenta empieza a ser bastante obvia.
Lo que no necesitas
No te dejes vender módulos que no vas a usar. Si eres una empresa pequeña que necesita registrar jornadas, no necesitas:
Módulos de RR.HH. completos
Gestión de vacaciones avanzada (si la llevas bien con lo que tienes)
Integraciones con 50 herramientas que no usas
"Inteligencia artificial" para predecir ausencias
Lo que necesitas es más básico: que tus empleados fichen desde el móvil, que las horas se calculen solas y que tengas un informe limpio cuando la Inspección llame.
El resumen
Excel sigue teniendo sitio en empresas muy pequeñas con horarios fijos y registros bien firmados. Pero si ya estás corrigiendo horas a mano, persiguiendo fichajes o cerrando nóminas con dudas, no estás ahorrando. Estás posponiendo el problema.
La buena decisión no es cambiar por miedo. Es cambiar cuando la hoja deja de darte confianza. Para muchos equipos, ese punto llega con turnos variables, varias ubicaciones o más de 10 empleados.
Y si el atasco real está en pasar de horas registradas a coste laboral o valor de la hora, sigue después con calcular salario por hora. Es la pieza que normalmente falta entre el registro y la nómina. Si además gestionas equipos parciales o multiservicio, cruza después con convenio de limpieza, donde este salto entre registro y coste suele doler mucho.
