Cómo calcular horas extras en España (con calculadora)

Las horas extras son el tema más mal calculado de la nómina española.

No porque la fórmula sea difícil, es una multiplicación, sino porque casi nadie sabe qué número usar. ¿Divido el salario anual o el mensual? ¿El recargo es el de la ley o el del convenio? ¿Las horas que hizo Laura el festivo del 15 de agosto cuentan como extras normales o de fuerza mayor?

Si gestionas un equipo, necesitas tener esto claro. Un error de cálculo por empleado al mes se convierte en miles de euros al año, sea a favor o en contra. Y con el registro de jornada obligatorio, Inspección de Trabajo puede comprobarlo.

Aquí tienes las fórmulas, los recargos reales por sector y una calculadora para que lo compruebes al instante.

Qué son las horas extras (y qué no lo son)

Las horas extraordinarias son las que superan la jornada máxima pactada en tu convenio colectivo o contrato de trabajo.

Atención: no se calculan sobre las 40 horas legales, sino sobre la jornada de tu convenio. Si tu convenio establece 38 horas semanales y un empleado trabaja 39, ya tiene una hora extra. Aunque esté por debajo de las 40 legales.

Lo que SÍ son horas extras

• Las horas que superan la jornada diaria, semanal o anual pactada
• El tiempo extra en un día festivo trabajado (si no estaba previsto en el calendario)
• Las horas que superan la distribución irregular pactada en convenio

Lo que NO son horas extras

• Horas complementarias de contratos a tiempo parcial, tienen su propia regulación (art. 12.5 ET)
• Horas de fuerza mayor, incendios, inundaciones, accidentes. Son obligatorias y no cuentan dentro del tope anual
• Trabajo a turnos con jornada irregular que se compensa dentro del mismo período de referencia

Fórmula para calcular el valor de la hora extra

El cálculo tiene tres pasos:

Paso 1: Calcula el valor de tu hora ordinaria

Hora ordinaria = Salario bruto anual ÷ Horas anuales de convenio

El salario bruto anual incluye las pagas extra prorrateadas. Si tu empleado cobra 1.500€ brutos al mes con 2 pagas extra, su bruto anual es:

1.500 × 14 = 21.000€/año

Las horas anuales de convenio varían por sector. Los más comunes:

Ejemplo: Empleado de comercio, 21.000€ brutos/año, convenio de 1.776 horas:

21.000 ÷ 1.776 = 11,82€/hora ordinaria

Paso 2: Aplica el recargo del convenio

Hora extra = Hora ordinaria × (1 + porcentaje de recargo)

El Estatuto de los Trabajadores dice que la hora extra se paga como mínimo igual que la ordinaria (recargo 0%). Pero la mayoría de convenios fijan un recargo superior:

Siguiendo el ejemplo: Recargo del convenio de comercio = 50%

11,82 × 1,50 = 17,73€/hora extra

Paso 3: Multiplica por las horas extras realizadas

Coste total = Valor hora extra × Número de horas extras

Si tu empleado hizo 6 horas extras este mes:

17,73 × 6 = 106,38€ extra en nómina

Parece poco. Pero con 10 empleados haciendo 6 horas extras al mes, hablamos de 1.063€/mes o 12.762€/año. Ahí sí que duele.

Tipos de horas extras y cómo se tratan

Horas extras voluntarias

Las habituales. El trabajador acepta hacerlas (no puedes obligarle salvo que el convenio lo contemple). Tope: 80 horas al año.

Horas extras por fuerza mayor

Obligatorias para el trabajador. Se dan en situaciones excepcionales: prevenir siniestros, reparar daños urgentes. No cuentan dentro del límite de 80 horas. Se compensan como las ordinarias, salvo que el convenio diga otra cosa.

Horas extras estructurales vs. no estructurales

Esta distinción importa para la cotización a la Seguridad Social:

• Estructurales (por pedidos imprevistos, ausencias): cotizan al tipo general (23,6% empresa + 4,7% trabajador en 2026)
• No estructurales (las demás): cotizan a un tipo reducido (12% empresa + 2% trabajador)

Tu gestoría te dirá cuáles aplican. La clasificación la decide el convenio o, en su defecto, el acuerdo entre empresa y representantes de los trabajadores.

Compensación: ¿pago o descanso?

La ley da dos opciones:

Opción A, Pago en nómina: Se abona con el recargo del convenio en la nómina del mes correspondiente.

Opción B, Compensación con descanso: Cada hora extra se compensa con tiempo de descanso equivalente dentro de los 4 meses siguientes (art. 35.1 ET).

Si no hay nada pactado (ni en convenio ni en contrato), la opción por defecto es descanso compensatorio. Muchas empresas no lo saben y pagan por inercia, cuando podrían compensar con tiempo libre.

Consejo práctico: Si tu sector tiene picos de actividad estacionales (hostelería en verano, comercio en Navidad), la compensación con descanso puede ser más inteligente. Pagas las horas extras de agosto con días libres en octubre, cuando la carga baja.

Límites legales que debes conocer

Sanciones por incumplimiento:

• Infracción grave: multa de 751€ a 7.500€ por trabajador
• Si no se registran: infracción grave adicional con la misma horquilla de multa

Cómo se reflejan en la nómina

Las horas extras deben aparecer como concepto separado en la nómina. Nunca metidas dentro del salario base ni como "complemento" genérico.

La nómina tiene que mostrar:

1. Número de horas extras realizadas en el período
2. Valor unitario de la hora extra (con recargo aplicado)
3. Importe total por horas extras
4. Cotización a la Seguridad Social correspondiente
5. Retención IRPF sobre el importe

Si las horas extras no aparecen desglosadas, tu gestoría tiene un problema. Y si aparecen como "horas complementarias" siendo un contrato a jornada completa, tienes un problema mayor.

Errores comunes al calcular horas extras

1. Calcular sobre las 40 horas legales en vez del convenio

El error más frecuente. Si tu convenio dice 38 horas semanales, la hora 39 ya es extra. No tienes que esperar a la 41.

2. No prorratear las pagas extra

Si el empleado cobra 14 pagas, el salario bruto anual es el mensual × 14, no × 12. Usar 12 pagas infravalora la hora ordinaria y, por tanto, la hora extra.

3. Olvidar las cotizaciones extra

Las horas extras cotizan aparte. Muchas pymes las pagan "en negro" para evitar el coste de cotización. Además de ser ilegal, el empleado pierde cotización para su jubilación y prestaciones.

4. No distinguir entre nocturnas y diurnas

Las horas extras entre las 22:00 y las 6:00 tienen recargos diferentes (y restricciones adicionales). Meterlas todas en el mismo saco es un error que sale caro en una inspección.

5. Superar las 80 horas sin darse cuenta

Sin un sistema de registro automático, es fácil perder la cuenta. Cuando te das cuenta de que María lleva 85 horas extras en noviembre, ya es tarde. Necesitas un sistema que te avise antes de llegar al límite.

Horas extras por sector: lo que dice cada convenio

Los recargos varían mucho según el sector. Aquí van los más comunes:

Hostelería

• Recargo habitual: 50-75% sobre hora ordinaria
• Festivos: hasta 100% de recargo
• Muchos convenios provinciales (no hay uno nacional único)
• Las jornadas irregulares complican el cálculo, semanas de 44h en verano, 36h en invierno

Comercio

• Recargo habitual: 50%
• Domingos y festivos: 75-100%
• Campañas de Navidad y rebajas: se suelen pactar bolsas de horas extras

Seguridad privada

• Recargo habitual: 75%
• Nocturnidad adicional: 25% sobre la hora nocturna
• Convenio nacional unificado, más fácil de calcular

Limpieza

• Recargo habitual: 75%
• Convenios provinciales con diferencias importantes
• Horas extras poco habituales por rotación de turnos

Oficinas y servicios

• Recargo habitual: 25-50%
• Muchas empresas optan por compensación con descanso
• Suelen ser las más laxas en control de registro

Ejemplo completo paso a paso

Situación: Ana trabaja en un restaurante en Madrid. Contrato a jornada completa.

Cálculo:

1. Salario bruto anual: 1.600 × 14 = 22.400€
2. Hora ordinaria: 22.400 ÷ 1.800 = 12,44€
3. Hora extra laborable: 12,44 × 1,50 = 18,67€
4. Hora extra festivo: 12,44 × 2,00 = 24,89€
5. Total laborables: 18,67 × 8 = 149,33€
6. Total festivos: 24,89 × 4 = 99,56€
7. Total horas extras del mes: 248,89€

A eso hay que sumarle la cotización a la Seguridad Social (entre un 14% y un 28,3% dependiendo del tipo de hora extra), que corre a cargo de la empresa.

Cómo dejar de calcular horas extras a mano

Si tienes 5 empleados y las horas extras son esporádicas, un Excel funciona. Mal, pero funciona.

Si tienes 10 o más, o si tu sector tiene jornadas irregulares (hostelería, retail, sanidad), necesitas un sistema que:

• Registre fichajes reales (entrada/salida con GPS)
• Compare automáticamente con la jornada pactada
• Detecte horas extras al segundo
• Te avise cuando un empleado se acerque al límite de 80 horas
• Genere partes de horas listos para nómina

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