Sí. Desde mayo de 2019 (Real Decreto-ley 8/2019), todas las empresas deben registrar la jornada de cada trabajador. No hay excepciones por tamaño de empresa. La normativa se va a endurecer con la reforma del fichaje digital obligatorio.
Te expones a multas de 751 a 7.500 euros por infracción. La Inspección de Trabajo puede sancionar tanto por no tener registro como por tenerlo incompleto o poco fiable.
Legalmente sí, la ley no especifica el formato. Pero un Excel es fácilmente manipulable y difícil de auditar. En una inspección, un sistema digital con GPS y registros automáticos genera mucha más confianza.
No necesariamente. Una app en el móvil cumple la misma función y es más flexible (funciona en cualquier ubicación, no solo donde está la máquina).
El GPS para verificar el fichaje laboral está amparado por la normativa de control horario, siempre que se informe al empleado y se use solo para ese fin. No se trata de rastreo continuo, sino de una verificación puntual en el momento del fichaje.
Varía mucho. Desde apps gratuitas con funciones limitadas hasta plataformas de 8-10 euros por usuario. Turnozo Esencial cuesta 9,99 € al mes hasta 10 empleados y un centro, con todas las funciones. Pro cuesta 2,99 € por empleado al mes desde el empleado 11 o el segundo centro, facturando toda la plantilla.
Sacar ideas prácticas
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Tu empresa necesita registrar la jornada de cada trabajador. No es opcional desde 2019 (Real Decreto-ley 8/2019), y las multas por incumplimiento van de 751 a 7.500 euros por trabajador.
Pero "registrar la jornada" no dice cómo. Puedes usar un papel, un Excel, una máquina de fichar o una app en el móvil. La diferencia está en cuánto tiempo pierdes gestionándolo y cuántas veces falla.
Esta guía cubre todos los métodos, sus pros y contras reales, y qué necesitas saber de la normativa para no pillarte los dedos.
Respuesta rápida: para fichar empleados necesitas un método que registre entrada y salida, conserve los datos y sea usable por el equipo cada día. Puede ser papel, Excel, reloj físico o app móvil, pero si también haces turnos, lo más práctico suele ser unir fichaje, cuadrante y partes de horas. Para comparar herramientas, sigue con apps de control horario o mejor software de control horario.
Infografía sobre cómo fichar empleados en España con métodos de fichaje, normativa, trazabilidad, inspecciones y cuándo pasar de papel o Excel a una app móvil
Qué dice la ley sobre el fichaje
Desde mayo de 2019, todas las empresas en España deben registrar la hora de entrada y salida de cada trabajador. Sin excepciones de tamaño: da igual si tienes 3 empleados o 300.
Lo que exige la ley:
Registro diario de inicio y fin de jornada
Conservar los registros durante 4 años
Tenerlos disponibles para empleados, sindicatos e Inspección de Trabajo
Lo que NO especifica la ley:
Qué sistema usar (papel, Excel, app, reloj de fichar)
El formato exacto del registro
Si debe ser digital o analógico
Esto deja libertad a cada empresa, pero también crea un problema: no todos los métodos cumplen igual de bien.
La multa por no cumplir: entre 751 y 7.500 euros por infracción, según la gravedad. Una inspección que pille a 10 trabajadores sin registro puede salir muy cara.
Atención
En 2024, la ITSS realizo 9.097 inspecciones de registro de
jornada,
con 1.869 sanciones y 21.649 trabajadores afectados. El total de multas por
infracciones de jornada: €20,19 millones. Si un inspector pide ver los
registros y no los tienes, la sancion es inmediata.
El empleado siempre tiene el registro disponible en su móvil
Problemas:
Necesita que cada empleado tenga un smartphone (hoy en día, casi todos lo tienen)
Depende de conexión a internet (aunque muchas apps guardan datos offline)
Coste mensual por empleado
Para quién funciona: la mayoría de empresas, especialmente las que tienen empleados en movimiento o en varias ubicaciones.
5. Fichaje por ordenador (web)
Similar a la app móvil, pero desde el navegador del ordenador. El empleado entra en una web e inicia sesión para fichar.
Ventajas:
No necesita instalar nada
Funciona en cualquier ordenador
Bueno para trabajadores de oficina
Problemas:
Sin verificación de ubicación (alguien puede fichar desde casa)
Depende de que el empleado tenga acceso a un ordenador
Menos práctico para empleados de campo
Para quién funciona: oficinas donde cada empleado tiene un puesto con ordenador.
Cómo elegir el método correcto
La decisión depende de tres cosas:
1. Dónde trabajan tus empleados
Todos en el mismo sitio → máquina de fichar o app
Varias ubicaciones → app con GPS
Trabajo remoto o mixto → app o web
2. Cuántos empleados tienes
Menos de 5 → Excel puede funcionar (pero ya te queda corto pronto)
De 5 a 50 → app de fichaje
Más de 50 → app o sistema integrado con nóminas
3. Tu presupuesto
Cero → papel o Excel (asumiendo el riesgo)
Bajo → app de fichaje desde 2-5 euros por empleado al mes
Medio → máquina de fichar (inversión inicial) o app con más funciones
Consejo
Si tus empleados trabajan en sitios diferentes (limpieza, construccion,
reparto), el fichaje movil con GPS es la unica opción práctica. Una maquina de
fichar no sirve si no hay oficina. Y si gestionas contratas de limpieza, cruza
esto con el convenio de limpieza, porque la
jornada, la subrogacion y los complementos cambian bastante segun provincia.
Qué buscar en una app de fichaje
Si vas a dar el salto a una app (y para la mayoría de empresas es la mejor opción), estos son los puntos clave:
Imprescindible:
Fichaje desde el móvil con un toque
GPS para verificar ubicación
Registro automático de horas y extras
Exportación de datos (para nóminas o inspecciones)
Acceso del empleado a su propio registro
Muy recomendable:
Geofencing (que el empleado solo pueda fichar dentro de un radio definido)
Notificaciones si alguien olvida fichar
Gestión de ausencias y vacaciones integrada
Bonus:
Que también haga cuadrantes de trabajo (un sistema menos que gestionar)
Sincronización con calendario (Google Calendar, Apple Calendar)
Que no obligue a contratar por "módulos" o planes separados
Responde 4 preguntas rápidas para ver si te basta con un sistema simple o necesitas una app de fichaje con GPS.
Question 1 of 425%
Dónde trabajan tus empleados?
4 questions left
Turnozo: fichaje y cuadrantes en una sola app
Turnozo hace fichaje digital y planificación de turnos en una sola app. Sin módulos separados, sin planes diferentes para cada función.
Cómo funciona el fichaje:
El empleado abre la app y pulsa "Fichar entrada"
El GPS verifica que está en el lugar de trabajo
Al terminar, pulsa "Fichar salida"
Las horas se calculan automáticamente en los partes de horas
Tú ves todo en tiempo real desde el panel de gestor
Geofencing incluido: defines un radio alrededor de cada ubicación. Si el empleado no está dentro, no puede fichar. Sin trucos.
Precio: Esencial cuesta 9,99 € al mes hasta 10 empleados y un centro, con todas las funciones. Pro cuesta 2,99 € por empleado al mes desde el empleado 11 o el segundo centro, facturando toda la plantilla.
Compara esto con Sesame HR (desde 5,50 euros/usuario, mínimo 82,50 euros/mes) o Skello (desde 59 euros/mes fijo). Para un equipo de 10 personas, Turnozo Esencial cuesta 9,99 € al mes con todas las funciones. Desde el empleado 11 o el segundo centro, Pro cuesta 2,99 € por empleado al mes y factura toda la plantilla. Sesame sale a 82,50 euros mínimo. La diferencia es real.
