# Cómo fichar en el trabajo: métodos, apps y normativa Fichaje digital, apps móviles y normativa en España. Qué dice la ley y cómo cumplir sin complicarte. Source: https://turnozo.com/es/blog/como-fichar-empleados Published: 2026-03-02 Updated: 2026-05-19 Category: Control Horario Tags: fichaje, control horario, registro jornada, apps fichaje Tu empresa necesita registrar la jornada de cada trabajador. No es opcional desde 2019 (Real Decreto-ley 8/2019), y las multas por incumplimiento van de 751 a 7.500 euros por trabajador. Pero "registrar la jornada" no dice cómo. Puedes usar un papel, un Excel, una máquina de fichar o una app en el móvil. La diferencia está en cuánto tiempo pierdes gestionándolo y cuántas veces falla. Esta guía cubre todos los métodos, sus pros y contras reales, y qué necesitas saber de la normativa para no pillarte los dedos. **Respuesta rápida:** para fichar empleados necesitas un método que registre entrada y salida, conserve los datos y sea usable por el equipo cada día. Puede ser papel, Excel, reloj físico o app móvil, pero si también haces turnos, lo más práctico suele ser unir fichaje, cuadrante y partes de horas. Para comparar herramientas, sigue con [apps de control horario](/es/blog/apps-control-horario) o [mejor software de control horario](/es/blog/mejor-software-control-horario). ![Infografía sobre cómo fichar empleados en España con métodos de fichaje, normativa, trazabilidad, inspecciones y cuándo pasar de papel o Excel a una app móvil](/blog/es/como-fichar-empleados-infographic.jpg) ## Qué dice la ley sobre el fichaje Desde mayo de 2019, todas las empresas en España deben registrar la hora de entrada y salida de cada trabajador. Sin excepciones de tamaño: da igual si tienes 3 empleados o 300. **Lo que exige la ley:** - Registro diario de inicio y fin de jornada - Conservar los registros durante 4 años - Tenerlos disponibles para empleados, sindicatos e Inspección de Trabajo **Lo que NO especifica la ley:** - Qué sistema usar (papel, Excel, app, reloj de fichar) - El formato exacto del registro - Si debe ser digital o analógico Esto deja libertad a cada empresa, pero también crea un problema: no todos los métodos cumplen igual de bien. **La multa por no cumplir:** entre 751 y 7.500 euros por infracción, según la gravedad. Una inspección que pille a 10 trabajadores sin registro puede salir muy cara. > **WARNING:** > En 2024, la ITSS realizo [9.097 inspecciones de registro de > jornada](https://elpais.com/economia/2025-02-07/la-inspeccion-de-trabajo-aumenta-su-recaudacion-por-multas-a-empresas-en-materia-de-tiempo-de-trabajo-casi-un-9.html), > con 1.869 sanciones y 21.649 trabajadores afectados. El total de multas por > infracciones de jornada: €20,19 millones. Si un inspector pide ver los > registros y no los tienes, la sancion es inmediata. Para más detalle sobre la normativa actual y los cambios previstos, consulta nuestra [guía completa de control horario](/es/blog/control-horario-guia-completa). ## Los 5 métodos para fichar en el trabajo ### 1. Papel y bolígrafo El método más básico: una hoja donde cada empleado apunta su hora de entrada y salida. **Ventajas:** - Coste cero - No necesita tecnología - Cualquiera puede usarlo **Problemas:** - Los empleados olvidan firmar (o firman al final del día de memoria) - Las hojas se pierden o se dañan - Calcular horas extras a mano es un dolor de cabeza - En una inspección, un registro en papel lleno de tachaduras no genera confianza - Conservar 4 años de hojas de papel ocupa espacio **Para quién funciona:** negocios de 1-3 personas donde todos trabajan en el mismo sitio y el dueño puede supervisar el registro a diario. ### 2. Excel o Google Sheets Un paso por encima del papel: una hoja de cálculo donde se registran las horas. **Ventajas:** - Gratis (si ya tienes Office o Google) - Puede calcular totales automáticamente - Más fácil de archivar que el papel **Problemas:** - Alguien tiene que meter los datos manualmente (o los empleados acceden a la hoja y pueden editarla) - Sin control de quién modifica qué ni cuándo - No hay verificación de ubicación - Se vuelve inmanejable con más de 10 empleados - No cumple bien con "registro por parte del trabajador" si es el jefe quien rellena todo Si estás pensando en dar el salto del Excel a una app, consulta nuestra guía del [mejor software de control horario](/es/blog/mejor-software-control-horario). ### 3. Máquina de fichar (reloj de fichar) El clásico reloj en la pared donde el empleado pasa su tarjeta o pone el dedo. **Ventajas:** - Registro objetivo (el empleado no puede inventar la hora) - Funciona sin depender del móvil del trabajador - Familiar para muchos empleados **Problemas:** - Coste del hardware: 200-800 euros por dispositivo - Solo funciona en el punto físico donde está instalado - No sirve para empleados que trabajan fuera de oficina (limpieza, construcción, eventos) - Si se estropea, pierdes el registro hasta que lo repares - Los datos suelen necesitar exportación manual a otro sistema **Para quién funciona:** empresas con una ubicación fija donde todos los empleados pasan por el mismo punto de entrada. ### 4. App de fichaje en el móvil El empleado abre una app en su teléfono, pulsa "fichar" y queda registrado. La app puede verificar por GPS que está en el lugar correcto. **Ventajas:** - Funciona desde cualquier ubicación - GPS confirma que el empleado está donde dice - Los datos se guardan en la nube automáticamente - Cálculo automático de horas, extras y [ausencias](/es/blog/absentismo-laboral) - El empleado siempre tiene el registro disponible en su móvil **Problemas:** - Necesita que cada empleado tenga un smartphone (hoy en día, casi todos lo tienen) - Depende de conexión a internet (aunque muchas apps guardan datos offline) - Coste mensual por empleado **Para quién funciona:** la mayoría de empresas, especialmente las que tienen empleados en movimiento o en varias ubicaciones. ### 5. Fichaje por ordenador (web) Similar a la app móvil, pero desde el navegador del ordenador. El empleado entra en una web e inicia sesión para fichar. **Ventajas:** - No necesita instalar nada - Funciona en cualquier ordenador - Bueno para trabajadores de oficina **Problemas:** - Sin verificación de ubicación (alguien puede fichar desde casa) - Depende de que el empleado tenga acceso a un ordenador - Menos práctico para empleados de campo **Para quién funciona:** oficinas donde cada empleado tiene un puesto con ordenador. ## Cómo elegir el método correcto La decisión depende de tres cosas: **1. Dónde trabajan tus empleados** - Todos en el mismo sitio → máquina de fichar o app - Varias ubicaciones → app con GPS - Trabajo remoto o mixto → app o web **2. Cuántos empleados tienes** - Menos de 5 → Excel puede funcionar (pero ya te queda corto pronto) - De 5 a 50 → app de fichaje - Más de 50 → app o sistema integrado con nóminas **3. Tu presupuesto** - Cero → papel o Excel (asumiendo el riesgo) - Bajo → app de fichaje desde 2-5 euros por empleado al mes - Medio → máquina de fichar (inversión inicial) o app con más funciones > **TIP:** > Si tus empleados trabajan en sitios diferentes (limpieza, construccion, > reparto), el fichaje movil con GPS es la unica opción práctica. Una maquina de > fichar no sirve si no hay oficina. Y si gestionas contratas de limpieza, cruza > esto con el [convenio de limpieza](/es/blog/convenio-limpieza), porque la > jornada, la subrogacion y los complementos cambian bastante segun provincia. ## Qué buscar en una app de fichaje Si vas a dar el salto a una app (y para la mayoría de empresas es la mejor opción), estos son los puntos clave: **Imprescindible:** - Fichaje desde el móvil con un toque - GPS para verificar ubicación - Registro automático de horas y extras - Exportación de datos (para nóminas o inspecciones) - Acceso del empleado a su propio registro **Muy recomendable:** - Geofencing (que el empleado solo pueda fichar dentro de un radio definido) - Notificaciones si alguien olvida fichar - Gestión de ausencias y vacaciones integrada **Bonus:** - Que también haga cuadrantes de trabajo (un sistema menos que gestionar) - Sincronización con calendario (Google Calendar, Apple Calendar) - Que no obligue a contratar por "módulos" o planes separados Para una comparativa detallada de las mejores opciones, consulta nuestra [guía de software de control horario](/es/blog/mejor-software-control-horario). > **Quiz: Qué sistema de fichaje encaja con tu empresa?:** Interactive element available in the full article. ## Turnozo: fichaje y cuadrantes en una sola app [Turnozo](https://app.turnozo.com/signup?ref=blog_es_como_fichar_empleados__intent_fichaje_turnos&intent=fichaje_turnos) hace fichaje digital y planificación de turnos en una sola app. Sin módulos separados, sin planes diferentes para cada función. **Cómo funciona el fichaje:** - El empleado abre la app y pulsa "Fichar entrada" - El GPS verifica que está en el lugar de trabajo - Al terminar, pulsa "Fichar salida" - Las horas se calculan automáticamente en los partes de horas - Tú ves todo en tiempo real desde el panel de gestor **Geofencing incluido:** defines un radio alrededor de cada ubicación. Si el empleado no está dentro, no puede fichar. Sin trucos. **Precio:** Gratis hasta 10 empleados. Después, 2,47 euros/empleado/mes. Todo incluido. Sin módulos, sin mínimos. Compara esto con Sesame HR (desde 5,50 euros/usuario, mínimo 82,50 euros/mes) o Skello (desde 59 euros/mes fijo). Para un equipo de 10 personas, Turnozo sale a 24,70 euros/mes. Sesame sale a 82,50 euros mínimo. La diferencia es real. > **Turnozo CTA:** > Empieza gratis con Turnozo hasta 10 empleados. Fichaje, cuadrantes y control > horario en una sola app. Sigue leyendo la [guía completa de control horario](/es/blog/control-horario-guia-completa), el cambio hacia [fichaje digital obligatorio en 2026](/es/blog/fichaje-digital-obligatorio-2026), la comparativa [registro de jornada: Excel vs app](/es/blog/registro-jornada-excel-vs-app), nuestra calculadora para [calcular horas trabajadas](/es/blog/calcular-horas-trabajadas) y el análisis del [mejor software de control horario](/es/blog/mejor-software-control-horario).